В новой рубрике «Бизнес» колумнисты Posta da VIP делятся личным опытом в бизнесе — правилами успешных переговоров, адресами лучших ресторанов для делового ужина, советами по поиску партнеров и другими секретами успешного бизнеса.
А вы согласны, что, кажется, уже практически изжили себя и скрылись в прошлом отношения типа «друзья — значит, договоримся»?
Друзья хотят от нас такого же тщательного отношения к работе, как и «недрузья», то есть весь остальной мир, и не заслуживают снижения стандартов, за которые отвечают перед своим работодателем.
И все идет к тому, что понятие, критерии и этикет общения по делу сегодня уже лучше не выделять в отдельную категорию, а принять на вооружение в повседневной жизни. Это формат, позволяющий научиться вежливому и в то же время целенаправленному, не скрывающему сути вопроса общению. Точное, подробное и внятное обращение — залог получения адекватного ответа и информации, на которую можно положиться. Если вы автор — сторона, которая первой обращается с предложением, вопросом или запросом:
1. Формальность и еще раз формальность. При всем многообразии возможностей, рождаемых фантазией и творческими способностями, ваше обращение по делу должно быть оформлено/озвучено в деловом стиле. Это касается и формата, и адресации: найдя искомое лицо в соцсети, не бросайтесь излагать свой вопрос у него/нее на стене или посредством онлайн-диалога. Для работы — только рабочая контактная информация. И пожалуйста, не откажите адресату в возможности осуществления грамотной обратной связи — укажите точно ваши имя, фамилию, должность и телефон(ы).
2. Ошибки в именах и названиях и последующие оправдания типа «наша база данных устарела» или «моя помощница — бездельница и мерзавка» сегодня уже совсем не актуальны, безусловно невежливы и, главное, сразу же вызывают вопросы к профессионализму автора обращения. И ставят под сомнение целесообразность продолжения диалога. Интернет и справочные телефонные сервисы позволяют с ювелирной точностью находить информацию об организациях и людях. А секретарь, отвечающий на звонки по общедоступному номеру приемной, с удовольствием поможет вам перепроверить имя и правильное название должности адресата. Заодно и сможете выяснить, точно ли это вообще «ваш» адресат. (Это личный крик души человека, безвинно получающего огромную массу звонков и писем совершенно не по своему профилю, просто потому что звонящим понаслышке известна фамилия и лень уточнить, кто на самом деле отвечает за их вопрос. Долгая службa в одной компании приносит не только почетное звание ветерана, но и вот это.)
3. «Нет уж, я вам расскажу, как у меня дела!». Не спешите хвататься за трубку в любом порыве вдохновения или усердия. Tолько если это не короткий звонок, чтобы представиться или поблагодарить. Собравшись взахлеб изложить ничего не подозревающему абоненту всю историю, уникальную концепцию и прочие данные вашего проекта по телефону, попытайтесь представить себе: так ли вы уверены, что человек немедленно бросит все, чем занят, и будет под вашу диктовку строчить цифры, даты, имена и фамилии? А потом сам их соберет в файл, систематизирует, проиллюстрирует и пойдет к своему руководству продавать ваше предложение? И ваше руководство тоже в этом уверено и никогда не требует от вас копий переписки, протоколов, презентаций и тому подобного в подтверждение вашей работы с важным/потенциальным клиентом? Не берусь судить о вашей планете, но на нашей, под названием Земля, всегда требует.
4. А вовремя спохватившись и переведя ваш запрос в письменный формат вместо звонка — не оставляйте вопросов! Содержание вашего письма должно исключать любые неясности, избавляя адресата от необходимости тратить время на выяснение подробностей. Излагайте по вашему делу все без исключения: не только концепцию и громкие прецеденты, имена и бренды, — но и даты, сроки, условия, параметры, точный состав участников и партнеров проекта и прочее. Только при этом условии ваше обращение вообще может рассчитывать на обработку и ответ, потому что при отсутствующей или неполной информации о проекте решение об участии в нем принять, увы, просто невозможно.
Если вы адресат письма или звонка, подразумевающего ответ в рамках ваших рабочих обязанностей:
1. Отвечайте сразу. Даже если вы не можете немедленно принять решение или предоставить всю требующуюся информацию, вы хотя бы просигналите человеку, что его запрос получен, и обозначите срок окончательного ответа. Это же правило относится и к переадресации. Не упивайтесь возмущением по поводу того, что человек ошибся адресом и контактным лицом. Посодействуйте установлению необходимой связи, проявите вежливость по отношению к подателю запроса и к своим коллегам — правильным адресатам. (Искусство быть хорошим смежником — это отдельная история, ждите вскоре на Posta da VIP!)
2. Отвечайте грамотно, то есть научитесь говорить как радиодиктор (по телефону) и не поленитесь расставить и проверить знаки препинания и исключить ошибки опечатки (в письме). Это звучит уже даже не смешно в эпоху, когда мало кто обращает внимание на отсутствие точки в конце предложения (брр!) или пробелов после запятых (бррр!) ввиду гораздо более грубых ошибок. Но безупречная грамотность и отточенный стиль даже самых непринужденных реплик безошибочно укажет на качество вашей собственной работы и даст вашему корреспонденту представление об уровне ваших требований. Очень помогает, знаете ли, сразу расставить все точки над i.
3. Автоответ — не пережиток прошлого и, надеюсь, никогда им не станет. Чем заставлять вторую сторону гадать, на месте ли вы, или действовать наобум, потому что «а вас не было», воспользуйтесь широкодоступными и элементарными в пользовании программами-автоответчиками. Желательно, кстати, не забывать их потом отключать. Да-да, это как вынести елку.
4. …и, собственно, все вышесказанное о формате, качестве и содержательности изложения относится и к вам, адресаты.
Удачной сделки и блестящей карьеры!
